Artikel 1. De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk vast per categorie van bestuursdocumenten, na advies van de functionaris voor gegevensbescherming.
Het is mogelijk om één werkwijze als vermeld in het eerste lid vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten.
De werkwijze, vermeld in het eerste lid, leidt ertoe dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument en dat de rechten van de betrokkene overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, vermeld in artikel I.4, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, gegarandeerd blijven.
De werkwijze, vermeld in het eerste lid, voldoet aan de eigen organisatiebeheersing.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titel
21 MEI 2021. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën
Titre
21 MAI 2021. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques
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Texte (5)
Article 1er. Après l'avis du fonctionnaire en charge de la protection des données, l'instance publique visée à l'article II.18 du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la méthode de remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques, visée à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de documents administratifs.
Il est possible d'établir une procédure unique telle que visée à l'alinéa 1er pour différentes catégories de documents administratifs.
Il résulte de la méthode visée à l'alinéa 1er que la copie électronique est une représentation complète et véridique du document administratif analogique et que les droits de la personne concernée restent garantis conformément au règlement général sur la protection des données, visé à l'article I.4, 1°, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018.
La méthode visée à l'alinéa 1er est conforme à la maîtrise de la propre organisation.
Il est possible d'établir une procédure unique telle que visée à l'alinéa 1er pour différentes catégories de documents administratifs.
Il résulte de la méthode visée à l'alinéa 1er que la copie électronique est une représentation complète et véridique du document administratif analogique et que les droits de la personne concernée restent garantis conformément au règlement général sur la protection des données, visé à l'article I.4, 1°, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018.
La méthode visée à l'alinéa 1er est conforme à la maîtrise de la propre organisation.
Art. 2. De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat al de volgende elementen:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.
Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende stappen:
1° de registratie van al de volgende metagegevens:
a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoort;
b) de naam van het individuele bestuursdocument;
c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangen;
d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;
2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;
3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging is pas mogelijk als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.
Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende stappen:
1° de registratie van al de volgende metagegevens:
a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoort;
b) de naam van het individuele bestuursdocument;
c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangen;
d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;
2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;
3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging is pas mogelijk als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.
Art. 2. La méthode visée à l'article 1er comprend tous les éléments suivants :
1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;
2° un plan d'étapes pour l'exécution du remplacement ;
3° une indication de la période de validité pendant laquelle la méthode est en vigueur.
Le plan d'étapes visé à l'alinéa 1er, 2°, comprend les étapes suivantes :
1° l'enregistrement de toutes les métadonnées suivantes :
a) le nom de la catégorie de documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;
b) le nom du document administratif individuel ;
c) la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;
d) la date à laquelle la copie électronique a été établie ;
2° un contrôle de l'exactitude des métadonnées, de la lisibilité de la copie électronique et de la mesure dans laquelle la copie électronique est complète et véridique par rapport au document administratif analogique ;
3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique. Cette destruction n'est possible que si les conditions visées au point 2° sont remplies.
1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;
2° un plan d'étapes pour l'exécution du remplacement ;
3° une indication de la période de validité pendant laquelle la méthode est en vigueur.
Le plan d'étapes visé à l'alinéa 1er, 2°, comprend les étapes suivantes :
1° l'enregistrement de toutes les métadonnées suivantes :
a) le nom de la catégorie de documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;
b) le nom du document administratif individuel ;
c) la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;
d) la date à laquelle la copie électronique a été établie ;
2° un contrôle de l'exactitude des métadonnées, de la lisibilité de la copie électronique et de la mesure dans laquelle la copie électronique est complète et véridique par rapport au document administratif analogique ;
3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique. Cette destruction n'est possible que si les conditions visées au point 2° sont remplies.
Art. 3. De elektronische kopieën worden bewaard zodat:
1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft;
5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.
1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft;
5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.
Art. 3. Les copies électroniques sont conservées afin de garantir :
1° qu'il n'y a aucune perte d'information ;
2° une lisibilité à long terme ;
3° qu'aucune modification ne peut être apportée ;
4° la confidentialité des données personnelles ;
5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.
La méthode visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques.
1° qu'il n'y a aucune perte d'information ;
2° une lisibilité à long terme ;
3° qu'aucune modification ne peut être apportée ;
4° la confidentialité des données personnelles ;
5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.
La méthode visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques.
Art. 4. Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging, als vermeld in artikel 1, als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.
Art. 4. Les documents administratifs n'entrent pas en ligne de compte pour le remplacement visé à l'article 1er, si le support :
1° fournit des informations contextuelles essentielles sur le document administratif ;
2° a une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale spécifique ;
3° a une valeur muséale.
1° fournit des informations contextuelles essentielles sur le document administratif ;
2° a une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale spécifique ;
3° a une valeur muséale.
Art. 5. De Vlaamse minister, bevoegd voor de digitalisering, is belast met de uitvoering van dit besluit.
Art. 5. Le ministre flamand compétent pour la numérisation est chargé de l'exécution du présent arrêté.