Artikel 1. De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën als vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk vast per categorie van bestuursdocumenten.
Het is mogelijk om één werkwijze vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten.
De werkwijze voor de voormelde vervanging leidt ertoe dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument.
De werkwijze voldoet aan de eigen organisatiebeheersing.
Nederlands (NL)
Français (FR)
Titel
18 JANUARI 2019. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën (NOTA : vernietigd door het arrest van de Raad van State nr. 249.405 van 06-01-2021, B.St. van 08-02-2021, p. 10376)
Titre
18 JANVIER 2019. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques (NOTE : annulé par l'arrêt du Conseil d'Etat n° 249.405 du 06-01-2021, M.B. 08-02-2021, p. 10376)
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Article 1er. L'instance publique visée à l'article II.18 du décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la procédure de remplacement des documents administratifs analogiques par des copies électroniques visé à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de documents administratifs.
Il est possible d'établir une procédure unique pour différentes catégories de documents administratifs.
La procédure du remplacement susmentionné garantit que la copie électronique est une représentation complète et fidèle du document administratif analogique.
La procédure est conforme à la maîtrise de la propre organisation.
Il est possible d'établir une procédure unique pour différentes catégories de documents administratifs.
La procédure du remplacement susmentionné garantit que la copie électronique est une représentation complète et fidèle du document administratif analogique.
La procédure est conforme à la maîtrise de la propre organisation.
Art. 2. De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.
Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende stappen:
1° de registratie van de volgende metagegevens:
a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoort;
b) de naam van het individuele bestuursdocument;
c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangen;
d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;
2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;
3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging kan pas plaatsvinden als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.
Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende stappen:
1° de registratie van de volgende metagegevens:
a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoort;
b) de naam van het individuele bestuursdocument;
c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangen;
d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;
2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;
3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging kan pas plaatsvinden als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.
Art. 2. La procédure visée à l'article 1er comprend :
1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;
2° une feuille de route concernant l'exécution du remplacement ;
3° une indication de la période de validité pendant laquelle la procédure est en vigueur.
La feuille de route, visée à l'alinéa premier, 2°, comprend les éléments suivants :
1° l'enregistrement des méta-données suivantes :
a) le nom de la catégorie des documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;
b) le nom du document administratif individuel ;
c) la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;
d) la date à laquelle la copie électronique a été réalisée ;
2° un contrôle de l'exactitude des méta-données, de la lisibilité de la copie électronique et de l'exactitude et de l'exhaustivité de la copie électronique par rapport au document administratif analogique ;
3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique. Cette destruction ne peut avoir lieu que si les conditions mentionnées au point 2° sont remplies.
1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;
2° une feuille de route concernant l'exécution du remplacement ;
3° une indication de la période de validité pendant laquelle la procédure est en vigueur.
La feuille de route, visée à l'alinéa premier, 2°, comprend les éléments suivants :
1° l'enregistrement des méta-données suivantes :
a) le nom de la catégorie des documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;
b) le nom du document administratif individuel ;
c) la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;
d) la date à laquelle la copie électronique a été réalisée ;
2° un contrôle de l'exactitude des méta-données, de la lisibilité de la copie électronique et de l'exactitude et de l'exhaustivité de la copie électronique par rapport au document administratif analogique ;
3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique. Cette destruction ne peut avoir lieu que si les conditions mentionnées au point 2° sont remplies.
Art. 3. De elektronische kopieën worden bewaard zodat:
1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.
1° er geen informatieverlies optreedt;
2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
4° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.
De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.
Art. 3. Les copies électroniques sont conservées pour garantir :
1° l'absence de perte d'information;
2° la lisibilité à long terme ;
3° l'impossibilité de réaliser des modifications ;
4° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.
La procédure visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques.
1° l'absence de perte d'information;
2° la lisibilité à long terme ;
3° l'impossibilité de réaliser des modifications ;
4° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.
La procédure visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques.
Art. 4. Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
3° museale waarde heeft.
Art. 4. Les documents administratifs ne seront pas remplacés, si le support :
1° fournit des renseignements contextuels essentiels sur le document administratif ;
2° possède une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale particulière ;
3° a une valeur muséale.
1° fournit des renseignements contextuels essentiels sur le document administratif ;
2° possède une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale particulière ;
3° a une valeur muséale.
Art. 5. De Vlaamse minister, bevoegd voor de informatiemaatschappij, het structureren, opslaan, uitwisselen en ontsluiten van informatie en de infolijn, is belast met de uitvoering van dit besluit.
Art. 5. Le Ministre flamand ayant la société de l'information, la structuration, la sauvegarde, l'échange et la publicité de l'information ainsi que la Infolijn dans ses attributions, est chargé de l'exécution du présent arrêté.