Artikel 1. In artikel 2 van het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de subsidiëring van de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking wordt paragraaf 5 vervangen als volgt :
" § 5. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, zoals beoogd in artikel 26, § 1, eerste lid, 9° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont.
De beheerscapaciteit bedoeld in het eerste lid wordt getoetst op basis van de volgende criteria, gegroepeerd in negen domeinen.
1° het financieel beheer : de kwaliteit van de beheersystemen, de capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen;
2° het strategisch beheer : het proces van de ontwikkeling van de strategie, het proces van strategische planning, de opvolging en de sturing van de strategie;
3° het procesbeheer : de bepaling van de activiteit van de organisatie, de formalisering van de processen, de beheersing van de processen;
4° het resultaatgericht beheer : de kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer, de beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces, de capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren;
5° het beheer van het partnership : de keuze van de partner en de formalisering van het partnership, de strategie voor de capaciteitsversterking van de partners;
6° het rekening houden met de transversale thema's : de thema's gender en milieu;
7° het risicobeheer : de dekking van het risicobeheer van de organisatie, de risicobeheersing;
8° het personeelsbeheer : de bepaling van een personeelskader, de bepaling van een personeelsontwikkelingsstrategie, de beheersing van de HRM-processen;
9° transparantie : de formalisering van een communicatiestrategie en informatiebeheerstrategie, het bestaan van een communicatiesysteem; de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de informatie.
De domeinen en de criteria opgesomd in het tweede lid zijn in bijlage 3 beschreven.
Het niveau van complexiteit van de organisatie zoals beoogd in het eerste lid wordt bepaald op basis van de volgende parameters :
1° de grootte van de organisatie;
2° de geografische spreiding;
3° de thematische spreiding;
4° de diversiteit van de partners;
5° de spreiding van de opdrachtgevers;
6° het aantal medewerkers.
De berekeningsbasis van de parameters opgenomen in het derde lid wordt in bijlage 4 beschreven. "
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Français (FR)
Titel
23 AUGUSTUS 2015. - Koninklijk besluit tot wijziging van het koninklijk besluit van 25 april 2014 betreffende de subsidiëring van de actoren van de niet-gouvernementele samenwerking
Titre
23 AOUT 2015. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale
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Article 1er. Dans l'article 2 de l'arrêté royal du 25 avril 2014 concernant la subvention des acteurs de la coopération non gouvernementale, le paragraphe 5 est remplacé par ce qui suit :
" § 5. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 1er, 9° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.
La capacité de gestion visée à l'alinéa 1er est examinée à partir des critères suivants, regroupés en neuf domaines :
1° la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers;
2° la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie;
3° la gestion des processus : la définition de l'activité de l'organisation, la formalisation des processus, la maîtrise des processus;
4° la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats;
5° la gestion des partenariats : le choix et la formalisation des partenariats, la stratégie de renforcement des capacités des partenaires;
6° la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement;
7° la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques;
8° la gestion du personnel : la définition d'un cadre de ressources humaines, la définition d'une stratégie de développement des ressources humaines, la maîtrise des processus de gestion des ressources humaines;
9° la transparence : la formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information, l'existence d'un dispositif de communication, l'accessibilité et la fiabilité de l'information.
Les domaines et les critères repris à l'alinéa 2 sont décrits à l'annexe 3.
Le niveau de complexité de l'organisation visé à l'alinéa 1er est déterminé à partir des paramètres suivants :
1° la taille de l'organisation;
2° la dispersion géographique;
3° la dispersion thématique;
4° la diversité des partenaires;
5° la dispersion des donneurs d'ordre;
6° le volume des moyens humains.
La base de calcul des paramètres repris à l'alinéa 3 est décrite à l'annexe 4. "
" § 5. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 1er, 9° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.
La capacité de gestion visée à l'alinéa 1er est examinée à partir des critères suivants, regroupés en neuf domaines :
1° la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers;
2° la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie;
3° la gestion des processus : la définition de l'activité de l'organisation, la formalisation des processus, la maîtrise des processus;
4° la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats;
5° la gestion des partenariats : le choix et la formalisation des partenariats, la stratégie de renforcement des capacités des partenaires;
6° la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement;
7° la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques;
8° la gestion du personnel : la définition d'un cadre de ressources humaines, la définition d'une stratégie de développement des ressources humaines, la maîtrise des processus de gestion des ressources humaines;
9° la transparence : la formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information, l'existence d'un dispositif de communication, l'accessibilité et la fiabilité de l'information.
Les domaines et les critères repris à l'alinéa 2 sont décrits à l'annexe 3.
Le niveau de complexité de l'organisation visé à l'alinéa 1er est déterminé à partir des paramètres suivants :
1° la taille de l'organisation;
2° la dispersion géographique;
3° la dispersion thématique;
4° la diversité des partenaires;
5° la dispersion des donneurs d'ordre;
6° le volume des moyens humains.
La base de calcul des paramètres repris à l'alinéa 3 est décrite à l'annexe 4. "
Art. 2. In artikel 3 van hetzelfde besluit wordt het tweede lid vervangen als volgt :
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatiebronnen mee die in bijlage 5 opgesomd worden. "
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatiebronnen mee die in bijlage 5 opgesomd worden. "
Art. 2. L'alinéa 2 de l'article 3 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
Art. 3. Artikel 3 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een lid, luidende :
" Wanneer de organisatie die de erkenning aanvraagt het gevolg is van de fusie of hergroepering van verschillende organisaties, mogen de documenten beoogd in het eerste lid en de informatie bronnen beoogd in het tweede lid die van elk van de oorspronkelijke organisaties zijn, indien een geïntegreerde versie nog niet bestaat. "
" Wanneer de organisatie die de erkenning aanvraagt het gevolg is van de fusie of hergroepering van verschillende organisaties, mogen de documenten beoogd in het eerste lid en de informatie bronnen beoogd in het tweede lid die van elk van de oorspronkelijke organisaties zijn, indien een geïntegreerde versie nog niet bestaat. "
Art. 3. L'article 3 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit :
" Lorsque l'organisation qui sollicite l'agrément est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations, les documents visés à l'alinéa 1er et les sources d'information reprises à l'alinéa 2 peuvent être ceux de chaque composante dans la cas où une version intégrée n'existe pas encore. "
" Lorsque l'organisation qui sollicite l'agrément est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations, les documents visés à l'alinéa 1er et les sources d'information reprises à l'alinéa 2 peuvent être ceux de chaque composante dans la cas où une version intégrée n'existe pas encore. "
Art. 4. Artikel 4 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt :
" Art. 4. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, krachtens artikel 26, § 2, eerste lid, 5° en artikel 26, § 3, eerste lid, 4° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont in overeenstemming met artikel 2, § 5. "
" Art. 4. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, krachtens artikel 26, § 2, eerste lid, 5° en artikel 26, § 3, eerste lid, 4° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont in overeenstemming met artikel 2, § 5. "
Art. 4. L'article 4 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 4. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 2, alinéa 1er, 5° et l'article 26, § 3, alinéa 1er, 4° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. "
" Art. 4. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 2, alinéa 1er, 5° et l'article 26, § 3, alinéa 1er, 4° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. "
Art. 5. Artikel 5 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een lid, luidende :
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatiebronnen opgesomd in bijlage 5 mee. "
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatiebronnen opgesomd in bijlage 5 mee. "
Art. 5. L'article 5 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit :
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de l'administration ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
Art. 6. In artikel 6 van hetzelfde besluit wordt paragraaf 3 vervangen als volgt :
" § 3. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, krachtens artikel 26, § 4, eerste lid, 7° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont in overeenstemming met artikel 2, § 5. "
" § 3. Beschikt over een performant systeem van organisatiebeheersing, krachtens artikel 26, § 4, eerste lid, 7° van de wet, de organisatie die de overeenstemming van haar beheerscapaciteit met haar niveau van complexiteit aantoont in overeenstemming met artikel 2, § 5. "
Art. 6. Dans l'article 6 du même arrêté, le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit :
" § 3. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 4, alinéa 1er, 7° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. "
" § 3. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation en vertu de l'article 26, § 4, alinéa 1er, 7° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité conformément à l'article 2, § 5. "
Art. 7. Artikel 7 van hetzelfde besluit wordt aangevuld met een lid, luidende :
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatie bronnen opgesomd in bijlage 5 mee. "
" In het kader van de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing deelt de organisatie op verzoek van de administratie of haar mandataris de informatie bronnen opgesomd in bijlage 5 mee. "
Art. 7. L'article 7 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit :
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de la DGD ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
" Dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, l'organisation communique à la demande de la DGD ou de son mandataire les sources d'information listées à l'annexe 5. "
Art. 8. In artikel 9 van hetzelfde besluit wordt paragraaf 3 vervangen als volgt :
" § 3. De toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5, zal tenminste om de vijf jaar worden georganiseerd.
De toetsing van de performantie van het systeem van organisatie beheersing wordt uitgevoerd door de administratie gedaan op basis van een externe expertise.
De administratie en de externe expert daarvoor gemandateerd formuleren hun advies op basis van de documenten opgesomd in bijlage 5 en op basis van verificaties ter plaatse. "
" § 3. De toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5, zal tenminste om de vijf jaar worden georganiseerd.
De toetsing van de performantie van het systeem van organisatie beheersing wordt uitgevoerd door de administratie gedaan op basis van een externe expertise.
De administratie en de externe expert daarvoor gemandateerd formuleren hun advies op basis van de documenten opgesomd in bijlage 5 en op basis van verificaties ter plaatse. "
Art. 8. Dans l'article 9 du même arrêté, le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit :
" § 3. L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5 sera organisé au moins tous les cinq ans.
L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration sur base d'une expertise externe.
L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 5 et des vérifications sur site. "
" § 3. L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5 sera organisé au moins tous les cinq ans.
L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration sur base d'une expertise externe.
L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 5 et des vérifications sur site. "
Art. 9. Artikel 55 van hetzelfde besluit wordt vervangen als volgt :
" Art. 55. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt, met uitzondering van hoofdstuk 5, dat in werking treedt op 1 januari 2017 "
" Art. 55. Dit besluit treedt in werking op de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt, met uitzondering van hoofdstuk 5, dat in werking treedt op 1 januari 2017 "
Art. 9. L'article 55 du même arrêté est remplacé par ce qui suit :
" Art. 55. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception du chapitre 5 qui entre en vigueur le 1er janvier 2017. "
" Art. 55. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge, à l'exception du chapitre 5 qui entre en vigueur le 1er janvier 2017. "
Art. 10. In hetzelfde besluit wordt een bijlage 3 ingevoegd die als bijlage 1 is gevoegd bij dit besluit.
Art. 10. Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 3 qui est jointe en annexe 1er au présent arrêté.
Art. 11. In hetzelfde besluit wordt een bijlage 4 ingevoegd die als bijlage 2 is gevoegd bij dit besluit.
Art. 11. Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 4 qui est jointe en annexe 2 au présent arrêté.
Art. 12. In hetzelfde besluit wordt een bijlage 5 ingevoegd die als bijlage 3 is gevoegd bij dit besluit.
Art. 12. Dans le même arrêté, il est inséré une annexe 5 qui est jointe en annexe 3 au présent arrêté.
Art. 13. Dit besluit treedt in werking de dag waarop het in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt met uitzondering van artikel 9 dat in werking treedt op 23 mei 2014.
Art. 13. Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge à l'exception de l'article 9 qui produit ses effets le 23 mai 2014.
Art. 14. De minister bevoegd voor ontwikkelingssamenwerking is belast met de uitvoering van dit besluit.
Art. 14. Le ministre qui a la coopération au développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.
BIJLAGEN.
ANNEXES.
Art. N1. Bijlage 3. - Beschrijving van de domeinen en criteria gebruikt voor de analyse van de beheerscapaciteit van een organisatie
1° Financieel beheer
Het financieel beheer strekt ertoe de financiële gezondheid van de organisatie te garanderen door ervoor te zorgen dat haar financiële structuur in evenwicht is, dat ze haar verschillende financiële verplichtingen zal kunnen nakomen en dat ze over beheersmiddelen beschikt die zijn aangepast aan haar noden.
Criteria :
a) Kwaliteit van de beheersystemen : de organisatie produceert een betrouwbare boekhouding;
b) Capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen : de organisatie beschikt over de financiële middelen om zijn verplichtingen op korte en lange termijn na te komen.
2° Strategisch beheer
Het strategisch beheer van een organisatie strekt ertoe ervoor te zorgen dat de organisatie een efficiënte strategie uitwerkt en tot stand brengt om haar visie te bereiken.
Criteria :
a) Proces van de ontwikkeling van de strategie : de strategie is uitgedacht om de visie van de organisatie te bereiken;
b) Proces van strategische planning : de strategie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt;
c) Opvolging en sturing van de strategie : de strategie wordt opgevolgd, geëvalueerd en aangepast om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
3° Procesbeheer
Het procesbeheer strekt ertoe de kwaliteit en de optimalisering van de realisaties van een organisatie te beheersen. Het gaat om het beheersen van de operationele activiteiten van de organisatie in verband met de missie, teneinde de geschikte en strikt noodzakelijke middelen in te zetten voor een verwacht kwaliteitsniveau en een vooraf bepaald risiconiveau.
Criteria :
a) Bepaling van de activiteit van de organisatie : het dienstenaanbod/de activiteiten van de organisatie zijn bepaald in verhouding tot haar missie, uitgevoerd in overeenstemming met hun bepaling;
b) Formalisering van de processen : de organisatie heeft haar kernprocessen bepaald en gedocumenteerd;
c) Beheersing van de processen : de processen zijn beheerst en geoptimaliseerd in het kader van een systematische aanpak van kwaliteitsverbetering.
4° Resultaatgericht beheer :
Het resultaatgericht beheer strekt ertoe de strategie te beheren en tot stand te brengen door zich toe te spitsen op de gewenste resultaten (outcome), om ervoor te zorgen dat ze worden gerealiseerd.
Criteria :
a) Kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer : een geformaliseerd beleid van resultaatgericht beheer bestaat en beschrijft de doelstellingen en de praktijken die de resultaten van de organisatie verbeteren;
b) Beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces : de organisatie heeft een opvolgings- en evaluatiestrategie opgezet voor haar acties, om de resultaten ervan te optimaliseren;
c) Capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren : de organisatie beschikt over de menselijke, technische en financiële middelen om het beleid voor resultaatgericht beheer tot stand te brengen.
5° Beheer van het partnership
Het beheer van het partnership strekt ertoe de capaciteit van de organisatie te garanderen om de relaties met partners te beheren, om bij te dragen tot de realisatie van haar missie en visie door wederzijdse vertrouwens- en uitwisselingsrelaties op te bouwen en te onderhouden, onder meer via een adequate overdracht van kennis.
Criteria :
a) Keuze van de partner en de formalisering van het partnership : de partnershipstrategie is geformaliseerd en afgestemd op de strategie van de organisatie;
b) Strategie van capaciteitsversterking : de organisatie voert een strategie van capaciteitsversterking van haar partners uit.
6° Rekening houden met de transversale thema's
Rekening houden met de transversale thema's beoogt te garanderen dat de organisatie over een beleid beschikt om gender en milieu op te nemen als transversale thema's, en dat ze over de nodige middelen en expertise beschikt om dit beleid in de praktijk om te zetten.
Criteria :
a) Thema gender : de organisatie beschikt over een genderbeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiële) middelen om dit beleid uit te voeren;
b) Thema milieu : de organisatie beschikt over een milieubeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiële) middelen om dit beleid uit te voeren
7° Risicobeheer
Het risicobeheer strekt ertoe de risico's die een organisatie loopt binnen haar interne werking en de realisatie van haar activiteiten te identificeren en te evalueren, en de nodige corrigerende maatregelen te treffen om haar doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te bereiken.
Criteria :
a) Dekking van het risicobeheer : de organisatie heeft een benadering ontwikkeld voor de identificatie en de evaluatie van de risico's waaraan ze blootgesteld is op het vlak van haar interventies en op het vlak van haar interne werking;
b) Risicobeheersing : de organisatie heeft een beleid en concrete maatregelen tot stand gebracht om de voornaamste risico's te beheersen waarmee ze wordt geconfronteerd.
8° Personeelsbeheer
Het personeelsbeheer strekt ertoe de organisatie toe te staan om te beschikken over de nodige en geschikte medewerkers met het oog op de verwezenlijking van haar missie en haar visie, door over gemotiveerde, verantwoordelijke personeelsleden en vrijwilligers te beschikken in voldoende kwantiteit en kwaliteit.
Criteria :
a) Bepaling van een personeelskader : de grote principes inzake organisatie, cultuur en personeelsverdeling (waaronder de vrijwillige medewerkers) werden vastgelegd;
b) Bepaling van een personeelsontwikkelingsstrategie : de organisatie heeft op basis van een objectieve analyse van haar situatie een strategie inzake jobcreatie en competentieontwikkeling uitgewerkt;
c) Beheersing van de HRM-processen : de organisatie beschikt over HRM-middelen die de ontwikkeling en/of het effectieve behoud van de competenties, en een gepast werkkader toelaten voor haar personeel.
9° Transparantie
De toepassing van het transparantieprincipe draagt bij tot het creëren van een vertrouwensklimaat tussen de organisatie en haar stakeholders (medewerkers, partners, begunstigden, publieke en particuliere donoren, opdracht gevers en grote publiek), onder meer via een open interne en externe communicatie, door de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de informatie en door de naleving van de principes van verantwoording ten opzichte van de donoren van fondsen.
Criteria :
a) Formalisering van een communicatie- en informatiebeheerstrategie : de organisatie brengt betrouwbare informatie voort en maakt deze doeltreffend over aan de goede bestemmelingen;
b) Bestaan van een communicatiesysteem : Specifieke middelen zijn toegewezen voor de ontplooiing van de communicatiestrategie;
c) Toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie : de organisatie is ertoe in staat de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de gegevens aan te tonen die ze voortbrengt voor haar verschillende stakeholders
1° Financieel beheer
Het financieel beheer strekt ertoe de financiële gezondheid van de organisatie te garanderen door ervoor te zorgen dat haar financiële structuur in evenwicht is, dat ze haar verschillende financiële verplichtingen zal kunnen nakomen en dat ze over beheersmiddelen beschikt die zijn aangepast aan haar noden.
Criteria :
a) Kwaliteit van de beheersystemen : de organisatie produceert een betrouwbare boekhouding;
b) Capaciteit om haar financiële verplichtingen na te komen : de organisatie beschikt over de financiële middelen om zijn verplichtingen op korte en lange termijn na te komen.
2° Strategisch beheer
Het strategisch beheer van een organisatie strekt ertoe ervoor te zorgen dat de organisatie een efficiënte strategie uitwerkt en tot stand brengt om haar visie te bereiken.
Criteria :
a) Proces van de ontwikkeling van de strategie : de strategie is uitgedacht om de visie van de organisatie te bereiken;
b) Proces van strategische planning : de strategie wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de organisatie worden bereikt;
c) Opvolging en sturing van de strategie : de strategie wordt opgevolgd, geëvalueerd en aangepast om de doelstellingen van de organisatie te bereiken.
3° Procesbeheer
Het procesbeheer strekt ertoe de kwaliteit en de optimalisering van de realisaties van een organisatie te beheersen. Het gaat om het beheersen van de operationele activiteiten van de organisatie in verband met de missie, teneinde de geschikte en strikt noodzakelijke middelen in te zetten voor een verwacht kwaliteitsniveau en een vooraf bepaald risiconiveau.
Criteria :
a) Bepaling van de activiteit van de organisatie : het dienstenaanbod/de activiteiten van de organisatie zijn bepaald in verhouding tot haar missie, uitgevoerd in overeenstemming met hun bepaling;
b) Formalisering van de processen : de organisatie heeft haar kernprocessen bepaald en gedocumenteerd;
c) Beheersing van de processen : de processen zijn beheerst en geoptimaliseerd in het kader van een systematische aanpak van kwaliteitsverbetering.
4° Resultaatgericht beheer :
Het resultaatgericht beheer strekt ertoe de strategie te beheren en tot stand te brengen door zich toe te spitsen op de gewenste resultaten (outcome), om ervoor te zorgen dat ze worden gerealiseerd.
Criteria :
a) Kwaliteit van het beleid van resultaatgericht beheer : een geformaliseerd beleid van resultaatgericht beheer bestaat en beschrijft de doelstellingen en de praktijken die de resultaten van de organisatie verbeteren;
b) Beheersing van het opvolgings- en evaluatieproces : de organisatie heeft een opvolgings- en evaluatiestrategie opgezet voor haar acties, om de resultaten ervan te optimaliseren;
c) Capaciteit van de organisatie om haar beleid van resultaatgericht beheer uit te voeren : de organisatie beschikt over de menselijke, technische en financiële middelen om het beleid voor resultaatgericht beheer tot stand te brengen.
5° Beheer van het partnership
Het beheer van het partnership strekt ertoe de capaciteit van de organisatie te garanderen om de relaties met partners te beheren, om bij te dragen tot de realisatie van haar missie en visie door wederzijdse vertrouwens- en uitwisselingsrelaties op te bouwen en te onderhouden, onder meer via een adequate overdracht van kennis.
Criteria :
a) Keuze van de partner en de formalisering van het partnership : de partnershipstrategie is geformaliseerd en afgestemd op de strategie van de organisatie;
b) Strategie van capaciteitsversterking : de organisatie voert een strategie van capaciteitsversterking van haar partners uit.
6° Rekening houden met de transversale thema's
Rekening houden met de transversale thema's beoogt te garanderen dat de organisatie over een beleid beschikt om gender en milieu op te nemen als transversale thema's, en dat ze over de nodige middelen en expertise beschikt om dit beleid in de praktijk om te zetten.
Criteria :
a) Thema gender : de organisatie beschikt over een genderbeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiële) middelen om dit beleid uit te voeren;
b) Thema milieu : de organisatie beschikt over een milieubeleid, en de nodige (menselijke, technische en financiële) middelen om dit beleid uit te voeren
7° Risicobeheer
Het risicobeheer strekt ertoe de risico's die een organisatie loopt binnen haar interne werking en de realisatie van haar activiteiten te identificeren en te evalueren, en de nodige corrigerende maatregelen te treffen om haar doelstellingen op een efficiënte en effectieve manier te bereiken.
Criteria :
a) Dekking van het risicobeheer : de organisatie heeft een benadering ontwikkeld voor de identificatie en de evaluatie van de risico's waaraan ze blootgesteld is op het vlak van haar interventies en op het vlak van haar interne werking;
b) Risicobeheersing : de organisatie heeft een beleid en concrete maatregelen tot stand gebracht om de voornaamste risico's te beheersen waarmee ze wordt geconfronteerd.
8° Personeelsbeheer
Het personeelsbeheer strekt ertoe de organisatie toe te staan om te beschikken over de nodige en geschikte medewerkers met het oog op de verwezenlijking van haar missie en haar visie, door over gemotiveerde, verantwoordelijke personeelsleden en vrijwilligers te beschikken in voldoende kwantiteit en kwaliteit.
Criteria :
a) Bepaling van een personeelskader : de grote principes inzake organisatie, cultuur en personeelsverdeling (waaronder de vrijwillige medewerkers) werden vastgelegd;
b) Bepaling van een personeelsontwikkelingsstrategie : de organisatie heeft op basis van een objectieve analyse van haar situatie een strategie inzake jobcreatie en competentieontwikkeling uitgewerkt;
c) Beheersing van de HRM-processen : de organisatie beschikt over HRM-middelen die de ontwikkeling en/of het effectieve behoud van de competenties, en een gepast werkkader toelaten voor haar personeel.
9° Transparantie
De toepassing van het transparantieprincipe draagt bij tot het creëren van een vertrouwensklimaat tussen de organisatie en haar stakeholders (medewerkers, partners, begunstigden, publieke en particuliere donoren, opdracht gevers en grote publiek), onder meer via een open interne en externe communicatie, door de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de informatie en door de naleving van de principes van verantwoording ten opzichte van de donoren van fondsen.
Criteria :
a) Formalisering van een communicatie- en informatiebeheerstrategie : de organisatie brengt betrouwbare informatie voort en maakt deze doeltreffend over aan de goede bestemmelingen;
b) Bestaan van een communicatiesysteem : Specifieke middelen zijn toegewezen voor de ontplooiing van de communicatiestrategie;
c) Toegankelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie : de organisatie is ertoe in staat de toegankelijkheid en de betrouwbaarheid van de gegevens aan te tonen die ze voortbrengt voor haar verschillende stakeholders
Art. N1. Annexe 3. - Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation
1° Gestion financière
La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins.
Critères :
a) Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable;
b) Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme;
2° Gestion stratégique
La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour atteindre sa vision.
Critères :
a) Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à atteindre la vision de l'organisation;
b) Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation;
c) Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.
3° Gestion des processus
La gestion des processus vise à maîtriser la qualité et l'optimisation des réalisations d'une organisation. Il s'agit de maîtriser les activités opérationnelles de l'organisation, en lien avec la mission afin de mobiliser les ressources adéquates et strictement nécessaires pour un niveau de qualité attendu et un niveau de risque prédéfini.
Critères :
a) Définition de l'activité de l'organisation: l'offre de services / les activités de l'organisation sont définis, en lien avec sa mission et exécutés de façon conforme à leur définition;
b) Formalisation des processus : les processus clés sont identifiés et documentés;
c) Maîtrise des processus : les processus sont maîtrisés et optimisés dans le cadre d'une démarche systématique d'amélioration de la qualité.
4° Gestion axée résultats
La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte.
Critères :
a) Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation;
b) Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats;
c) Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.
5° Gestion des partenariats
La gestion des partenariats vise à garantir la capacité de l'organisation à gérer les relations avec des partenaires afin de contribuer à la réalisation de sa mission et de sa vision en établissant et en entretenant des relations de confiance et d'échanges mutuels, notamment par un transfert de connaissances adéquat.
Critères :
a) Choix du partenaire et formalisation du partenariat : la stratégie de partenariat est formalisée et alignée sur la stratégie de l'organisation;
b) Stratégie de renforcement des capacités : l'organisation met en oeuvre une stratégie de renforcement des capacités de ses partenaires.
6° Prise en compte des thèmes transversaux
La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique.
Critères :
a) Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre;
b) Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.
7° Gestion des risques
La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et dans la réalisation de ses activités et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente.
Critères :
a) Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de ses interventions et de son fonctionnement interne;
b) Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.
8° Gestion du personnel
La gestion du personnel vise à permettre à l'organisation de disposer des ressources humaines nécessaires et adéquates à la réalisation de sa mission et de sa vision, en disposant de personnel et de bénévoles motivés, responsables, en quantité et en qualité suffisantes.
Critères :
a) Définition d'un cadre de ressources humaines : les grands principes d'organisation, de culture et de répartition du personnel (dont le personnel bénévole) sont définis;
b) Définition d'une stratégie de développement des ressources humaines : l'organisation a défini une stratégie de développement des emplois et des compétences sur base d'une analyse objective de sa situation;
c) Maîtrise des processus de gestion des ressources humaines : l'organisation dispose des outils de gestion des ressources humaines permettant de développer ou de maintenir des compétences et de garantir un cadre de travail adéquat pour son personnel.
9° Transparence
L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (collaborateurs, partenaires, bénéficiaires, donateurs publics et privés, donneurs d'ordre, grand public), notamment par une communication ouverte en interne et en externe, par l'accessibilité et la fiabilité de l'information et par le respect des principes de redevabilité envers les bailleurs de fonds.
Critères :
a) Formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires;
b) Existence d'un dispositif de communication : des moyens spécifiques sont alloués au déploiement de la stratégie de communication;
c) Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes.
1° Gestion financière
La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins.
Critères :
a) Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable;
b) Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme;
2° Gestion stratégique
La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour atteindre sa vision.
Critères :
a) Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à atteindre la vision de l'organisation;
b) Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation;
c) Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.
3° Gestion des processus
La gestion des processus vise à maîtriser la qualité et l'optimisation des réalisations d'une organisation. Il s'agit de maîtriser les activités opérationnelles de l'organisation, en lien avec la mission afin de mobiliser les ressources adéquates et strictement nécessaires pour un niveau de qualité attendu et un niveau de risque prédéfini.
Critères :
a) Définition de l'activité de l'organisation: l'offre de services / les activités de l'organisation sont définis, en lien avec sa mission et exécutés de façon conforme à leur définition;
b) Formalisation des processus : les processus clés sont identifiés et documentés;
c) Maîtrise des processus : les processus sont maîtrisés et optimisés dans le cadre d'une démarche systématique d'amélioration de la qualité.
4° Gestion axée résultats
La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte.
Critères :
a) Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation;
b) Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats;
c) Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.
5° Gestion des partenariats
La gestion des partenariats vise à garantir la capacité de l'organisation à gérer les relations avec des partenaires afin de contribuer à la réalisation de sa mission et de sa vision en établissant et en entretenant des relations de confiance et d'échanges mutuels, notamment par un transfert de connaissances adéquat.
Critères :
a) Choix du partenaire et formalisation du partenariat : la stratégie de partenariat est formalisée et alignée sur la stratégie de l'organisation;
b) Stratégie de renforcement des capacités : l'organisation met en oeuvre une stratégie de renforcement des capacités de ses partenaires.
6° Prise en compte des thèmes transversaux
La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique.
Critères :
a) Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre;
b) Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.
7° Gestion des risques
La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et dans la réalisation de ses activités et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente.
Critères :
a) Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de ses interventions et de son fonctionnement interne;
b) Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée.
8° Gestion du personnel
La gestion du personnel vise à permettre à l'organisation de disposer des ressources humaines nécessaires et adéquates à la réalisation de sa mission et de sa vision, en disposant de personnel et de bénévoles motivés, responsables, en quantité et en qualité suffisantes.
Critères :
a) Définition d'un cadre de ressources humaines : les grands principes d'organisation, de culture et de répartition du personnel (dont le personnel bénévole) sont définis;
b) Définition d'une stratégie de développement des ressources humaines : l'organisation a défini une stratégie de développement des emplois et des compétences sur base d'une analyse objective de sa situation;
c) Maîtrise des processus de gestion des ressources humaines : l'organisation dispose des outils de gestion des ressources humaines permettant de développer ou de maintenir des compétences et de garantir un cadre de travail adéquat pour son personnel.
9° Transparence
L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (collaborateurs, partenaires, bénéficiaires, donateurs publics et privés, donneurs d'ordre, grand public), notamment par une communication ouverte en interne et en externe, par l'accessibilité et la fiabilité de l'information et par le respect des principes de redevabilité envers les bailleurs de fonds.
Critères :
a) Formalisation d'une stratégie de communication et de gestion de l'information : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires;
b) Existence d'un dispositif de communication : des moyens spécifiques sont alloués au déploiement de la stratégie de communication;
c) Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes.
Art. N2. Bijlage 4. - Berekeningsbasis van de parameters van de organisationele complexiteit
1° de grootte van de organisatie :
Het rekenkundig gemiddelde van de omzet van de organisatie voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2, § 5.
De beoogde omzet is het totaal van de boekhoudkundige klasse 7 van de resultatenrekening.
2° de geografische spreiding :
Het totale aantal landen, België inbegrepen, waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
3° de thematische spreiding :
Het totale aantal sectoren waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
De beoogde sectoren zijn de " DAC 3 digit sectors " zoals bepaald in de norm van de International Aid Transparency Initiative op basis van de classificatie van het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.
4° de diversiteit van de partners :
Het totale aantal organisaties die een financiële bijdrage van de organisatie gekregen hebben in het kader van een partnership geformaliseerd door een partnershipovereenkomst of een memorandum of understanding, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
5° de spreiding van de opdrachtgevers :
Het rekenkundig gemiddelde voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5, van de ratio tussen het totaal bedrag van subsidies gekregen van de Belgische federale overheden en het totaal bedrag van de ontvangen subsidies.
6° het aantal medewerkers :
a) Ratio tussen de omzet bedoeld in 1° en het volume van de totale tewerkstelling in België op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
Het volume van de totale tewerkstelling in België is in voltijdsequivalenten berekend.
b) Ratio tussen het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden en het totale volume van de tewerkstelling van de organisatie op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
Het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden dat in aanmerking moet worden genomen is beperkt tot leidinggevend personeel en expats. Het totale volume van de tewerkstelling is de som van het volume van de tewerkstelling in België en van het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden. Die volumes zijn in absolute waarden uitgedrukt.
1° de grootte van de organisatie :
Het rekenkundig gemiddelde van de omzet van de organisatie voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing zoals bedoeld in artikel 2, § 5.
De beoogde omzet is het totaal van de boekhoudkundige klasse 7 van de resultatenrekening.
2° de geografische spreiding :
Het totale aantal landen, België inbegrepen, waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
3° de thematische spreiding :
Het totale aantal sectoren waarin de organisatie activiteiten van ontwikkelingssamenwerking voert, rechtstreeks of met partners, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
De beoogde sectoren zijn de " DAC 3 digit sectors " zoals bepaald in de norm van de International Aid Transparency Initiative op basis van de classificatie van het Comité voor Ontwikkelingshulp van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling.
4° de diversiteit van de partners :
Het totale aantal organisaties die een financiële bijdrage van de organisatie gekregen hebben in het kader van een partnership geformaliseerd door een partnershipovereenkomst of een memorandum of understanding, alle financieringsbronnen inbegrepen, gedurende het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
5° de spreiding van de opdrachtgevers :
Het rekenkundig gemiddelde voor de vier boekjaren voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5, van de ratio tussen het totaal bedrag van subsidies gekregen van de Belgische federale overheden en het totaal bedrag van de ontvangen subsidies.
6° het aantal medewerkers :
a) Ratio tussen de omzet bedoeld in 1° en het volume van de totale tewerkstelling in België op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
Het volume van de totale tewerkstelling in België is in voltijdsequivalenten berekend.
b) Ratio tussen het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden en het totale volume van de tewerkstelling van de organisatie op 31 december van het jaar voorafgaand aan de toetsing van de performantie van het systeem van organisatiebeheersing bedoeld in artikel 2, § 5.
Het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden dat in aanmerking moet worden genomen is beperkt tot leidinggevend personeel en expats. Het totale volume van de tewerkstelling is de som van het volume van de tewerkstelling in België en van het volume van de tewerkstelling in de ontwikkelingslanden. Die volumes zijn in absolute waarden uitgedrukt.
Art. N2. Annexe 4. - Base de calcul des paramètres de complexité organisationnelle
1° la taille de l'organisation :
Moyenne arithmétique du chiffre d'affaire de l'organisation pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le chiffre d'affaire visé est le total de la classe comptable 7 du compte de résultat.
2° la dispersion géographique :
Nombre total de pays dans lesquels l'organisation mène des activités de coopération au développement, en ce compris la Belgique, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
3° la dispersion thématique :
Nombre total de secteurs dans lesquels l'organisation a mené des activités de coopération au développement, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Les secteurs visés sont les " DAC 3 digit sectors " définis dans la norme de l'International Aid Transparency Initiative sur base de la classification du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation pour la Coopération et le Développement Economique.
4° la diversité des partenaires :
Nombre total d'organisations qui ont reçu un transfert financier de la part de l'organisation dans le cadre d'un partenariat formalisé par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
5° la dispersion des donneurs d'ordre :
Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5, du ratio entre le montant total des subsides en provenance du des pouvoirs publics fédéraux belge et le montant total des subsides reçus.
6° le volume des moyens humains :
a) Ratio entre le chiffre d'affaire visé en 1° et le volume de l'emploi total en Belgique au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le volume de l'emploi total en Belgique est exprimé en équivalent temps plein.
b) Ratio entre le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement à prendre en considération se limite au personnel cadre ou expatrié. Le volume total de l'emploi est la somme du volume de l'emploi en Belgique et du volume de l'emploi dans les pays en voie de développement. Ces volumes sont exprimés en valeur absolue.
1° la taille de l'organisation :
Moyenne arithmétique du chiffre d'affaire de l'organisation pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le chiffre d'affaire visé est le total de la classe comptable 7 du compte de résultat.
2° la dispersion géographique :
Nombre total de pays dans lesquels l'organisation mène des activités de coopération au développement, en ce compris la Belgique, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
3° la dispersion thématique :
Nombre total de secteurs dans lesquels l'organisation a mené des activités de coopération au développement, directement ou avec des partenaires, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Les secteurs visés sont les " DAC 3 digit sectors " définis dans la norme de l'International Aid Transparency Initiative sur base de la classification du Comité d'Aide au Développement de l'Organisation pour la Coopération et le Développement Economique.
4° la diversité des partenaires :
Nombre total d'organisations qui ont reçu un transfert financier de la part de l'organisation dans le cadre d'un partenariat formalisé par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding, toutes sources de financement confondues, pendant l'année qui précède l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
5° la dispersion des donneurs d'ordre :
Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5, du ratio entre le montant total des subsides en provenance du des pouvoirs publics fédéraux belge et le montant total des subsides reçus.
6° le volume des moyens humains :
a) Ratio entre le chiffre d'affaire visé en 1° et le volume de l'emploi total en Belgique au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le volume de l'emploi total en Belgique est exprimé en équivalent temps plein.
b) Ratio entre le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, § 5.
Le volume de l'emploi dans les pays en voie de développement à prendre en considération se limite au personnel cadre ou expatrié. Le volume total de l'emploi est la somme du volume de l'emploi en Belgique et du volume de l'emploi dans les pays en voie de développement. Ces volumes sont exprimés en valeur absolue.
Art. N3. Bijlage 5. - Informatiebronnen voor de toetsing van het systeem van organisatiebeheersing
1° Voor het financieel beheer :
a) Verslagen van de revisor;
b) Jaarrekeningen;
c) Jaarbudgetten;
2° Voor het strategisch beheer :
a) Actieplannen;
b) Opvolgingsdocumenten (opvolgingsprocedure, boordtabellen, monitoring tool, opvolgingsverslagen);
c) Statuten
d) Documenten met betrekking tot de ontwikkeling van de strategie (strategische diagnose, ontwikkelingsprocedure);
3° voor het procesbeheer :
a) Interne documenten over de procesbenadering van de organisatie (proces / procedure fiche, cartografie van de processen, documenten van verschillende diensten betreffende hun procedures, procedurehandleiding);
b) Attest van het verkrijgen van een kwaliteitslabel of kwaliteitscertificering;
4° Voor het resultaatgericht beheer :
a) Activiteitenverslagen;
b) Document waarin het beleid voor resultaatgericht beheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Document met de programmatie van de evaluaties (kalender, evaluatie planning, budget);
d) Referentietermen van de evaluaties;
e) Management responses op de evaluatie verslagen of document met informatie over de kennisneming van de conclusies en aanbevelingen van de evaluaties door ten minste één bestuursinstantie;
f) Opleidingsattesten van het personeel inzake evaluatie;
5° Voor het beheer van het partnership :
a) Partnershipovereenkomsten of memorandums of understanding;
b) Document met de lijst en beschrijving van de partners;
c) Document met een beschrijving van het partnershipbeleid van de organisatie;
d) Document met de doelstellingen van het partnership (fiche per partnership, overeenkomsten);
6° Voor het rekening houden met de transversale thema's :
a) Gendercharter of -beleid;
b) Genderactieplannen;
c) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake gender;
d) Milieucharter of -beleid;
e) Milieuactieplannen;
f) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake milieu;
g) Attest gender- / milieuopleiding;
h) Attest over de deelname aan reflectiegroepen, netwerken of comités over de transversale thema's;
i) Attest van het verkrijgen van een milieulabel of -certificering;
7° Voor het risicobeheer :
a) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de interventies wordt uiteengezet;
b) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Boordtabel voor de opvolging van de corrigerende maatregelen;
d) Document met een beschrijving van het risicotoezichtsysteem;
8° Voor het personeelsbeheer :
a) Organigram, werkpostfiche;
b) Document waarin het personeelsbeleid wordt uiteengezet;
c) Arbeidsreglement;
d) Organiek kader;
e) Document waarin de personeelsstatuten, het paritaire comité, de verschillende types van contracten worden verduidelijkt;
f) Document (charter, arbeidsreglement) waarin de waarden van de organisatie zijn vastgelegd;
g) Document waarin de onthaalprocedure van nieuwe medewerkers is vastgelegd;
h) Document waarin de evaluatieprocedure van het personeel wordt beschreven;
i) Document waarin de coachingprocedure van het personeel wordt beschreven
9° Voor transparantie
a) Extern communicatieplan;
b) Intern communicatieplan;
c) Grafisch charter en logo;
d) Verslag inzake de opvolging van de zichtbaarheid in de media;
e) Document waarin de crisiscommunicatieprocedure is vastgelegd;
f) Ordeningsplan, archiveringsplan, plan betreffende de verspreiding van documenten;
g) Document waarin het ingevoerde kennisbeheersysteem wordt beschreven.
Als één of meerdere van deze documenten al toegevoegd worden bij de aanvraag voor de erkenning als niet-gouvernementele organisatie, als federatie of als koepel of voor de toekenning van het statuut van partner van de niet-gouvernementele samenwerking overeenkomstig de artikelen 3, 5 en 7, is het niet noodzakelijk om deze documenten opnieuw over te maken.
1° Voor het financieel beheer :
a) Verslagen van de revisor;
b) Jaarrekeningen;
c) Jaarbudgetten;
2° Voor het strategisch beheer :
a) Actieplannen;
b) Opvolgingsdocumenten (opvolgingsprocedure, boordtabellen, monitoring tool, opvolgingsverslagen);
c) Statuten
d) Documenten met betrekking tot de ontwikkeling van de strategie (strategische diagnose, ontwikkelingsprocedure);
3° voor het procesbeheer :
a) Interne documenten over de procesbenadering van de organisatie (proces / procedure fiche, cartografie van de processen, documenten van verschillende diensten betreffende hun procedures, procedurehandleiding);
b) Attest van het verkrijgen van een kwaliteitslabel of kwaliteitscertificering;
4° Voor het resultaatgericht beheer :
a) Activiteitenverslagen;
b) Document waarin het beleid voor resultaatgericht beheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Document met de programmatie van de evaluaties (kalender, evaluatie planning, budget);
d) Referentietermen van de evaluaties;
e) Management responses op de evaluatie verslagen of document met informatie over de kennisneming van de conclusies en aanbevelingen van de evaluaties door ten minste één bestuursinstantie;
f) Opleidingsattesten van het personeel inzake evaluatie;
5° Voor het beheer van het partnership :
a) Partnershipovereenkomsten of memorandums of understanding;
b) Document met de lijst en beschrijving van de partners;
c) Document met een beschrijving van het partnershipbeleid van de organisatie;
d) Document met de doelstellingen van het partnership (fiche per partnership, overeenkomsten);
6° Voor het rekening houden met de transversale thema's :
a) Gendercharter of -beleid;
b) Genderactieplannen;
c) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake gender;
d) Milieucharter of -beleid;
e) Milieuactieplannen;
f) Checklists of hulpmiddelen bij de besluitvorming inzake milieu;
g) Attest gender- / milieuopleiding;
h) Attest over de deelname aan reflectiegroepen, netwerken of comités over de transversale thema's;
i) Attest van het verkrijgen van een milieulabel of -certificering;
7° Voor het risicobeheer :
a) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de interventies wordt uiteengezet;
b) Document waarin het beleid inzake risicobeheer van de organisatie wordt uiteengezet;
c) Boordtabel voor de opvolging van de corrigerende maatregelen;
d) Document met een beschrijving van het risicotoezichtsysteem;
8° Voor het personeelsbeheer :
a) Organigram, werkpostfiche;
b) Document waarin het personeelsbeleid wordt uiteengezet;
c) Arbeidsreglement;
d) Organiek kader;
e) Document waarin de personeelsstatuten, het paritaire comité, de verschillende types van contracten worden verduidelijkt;
f) Document (charter, arbeidsreglement) waarin de waarden van de organisatie zijn vastgelegd;
g) Document waarin de onthaalprocedure van nieuwe medewerkers is vastgelegd;
h) Document waarin de evaluatieprocedure van het personeel wordt beschreven;
i) Document waarin de coachingprocedure van het personeel wordt beschreven
9° Voor transparantie
a) Extern communicatieplan;
b) Intern communicatieplan;
c) Grafisch charter en logo;
d) Verslag inzake de opvolging van de zichtbaarheid in de media;
e) Document waarin de crisiscommunicatieprocedure is vastgelegd;
f) Ordeningsplan, archiveringsplan, plan betreffende de verspreiding van documenten;
g) Document waarin het ingevoerde kennisbeheersysteem wordt beschreven.
Als één of meerdere van deze documenten al toegevoegd worden bij de aanvraag voor de erkenning als niet-gouvernementele organisatie, als federatie of als koepel of voor de toekenning van het statuut van partner van de niet-gouvernementele samenwerking overeenkomstig de artikelen 3, 5 en 7, is het niet noodzakelijk om deze documenten opnieuw over te maken.
Art. N3. Annexe 5. - Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation
1° Pour la gestion financière :
a) Rapports du commissaire aux comptes;
b) Comptes annuels;
c) Budgets annuels;
2° Pour la gestion stratégique :
a) Plans d'actions;
b) Documents de suivi (procédure de suivi, tableaux de bords, outil de reporting, rapports de suivi);
c) Statuts;
d) Documents de conception de la stratégie (diagnostic stratégique, procédure d'élaboration);
3° Pour la gestion des processus :
a) Documents internes sur l'approche processus de l'organisation (fiches de processus / procédure, cartographie des processus, documents des différents services sur leurs procédures, manuel de procédures);
b) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification qualité;
4° Pour la gestion axée résultats :
a) Rapports d'activités;
b) Document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation;
c) Document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget);
d) Termes de référence des évaluations;
e) Réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance;
f) Attestations de formation du personnel en matière d'évaluation;
5° Pour la gestion des partenariats :
a) Conventions de partenariat ou Memoranda of Understanding;
b) Document reprenant la liste et la description des partenaires;
c) Document détaillant la politique de partenariat de l'organisation;
d) Document contenant les objectifs des partenariats (fiche par partenariat, conventions);
6° Pour la prise en compte des thèmes transversaux :
a) Charte ou politique en matière de genre;
b) Plan d'actions en matière de genre;
c) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière de genre;
d) Charte ou politique en matière d'environnement;
e) Plan d'actions en matière d'environnement;
f) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière d'environnement;
g) Attestation de formation en genre / en environnement;
h) Attestation de participation à des groupes de réflexion, réseaux ou comités sur les thématiques transversales;
i) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification en matière environnementale;
7° Pour la gestion des risques :
a) Document exposant la politique de gestion des risques des interventions;
b) Document exposant la politique de gestion des risques de l'organisation;
c) Tableau de bord de suivi des mesures correctrices;
d) Document décrivant le système de surveillance des risques;
8° Pour la gestion du personnel :
a) Organigramme / Fiche de poste;
b) Document exposant la politique de ressources humaines;
c) Règlement de travail;
d) Cadre organique;
e) Document précisant les statuts du personnel, la commission paritaire, les différents types de contrat;
f) Document (charte, règlement de travail) qui formalise les valeurs de l'organisation;
g) Document qui formalise la procédure d'accueil des nouveaux collaborateurs;
h) Document décrivant la procédure d'évaluation du personnel;
i) Document décrivant la procédure de coaching du personnel;
9° Pour la transparence :
a) Plan de communication externe;
b) Plan de communication interne;
c) Charte graphique et logo;
d) Rapport de suivi de la visibilité médiatique;
e) Document qui formalise une procédure de communication de crise;
f) Plan de classement, plan d'archivage, plan de diffusion des documents;
g) Document décrivant les outils de gestion de la connaissance mis en place.
Lorsque un ou plusieurs de ces documents ont déjà été joints à la demande d'agrément comme organisation non gouvernementale, comme fédération ou comme coupole ou d'octroi du statut de partenaire de la coopération non-gouvernementale, conformément aux articles 3, 5 et 7, il n'est pas nécessaire de transmettre ces documents à nouveau.
1° Pour la gestion financière :
a) Rapports du commissaire aux comptes;
b) Comptes annuels;
c) Budgets annuels;
2° Pour la gestion stratégique :
a) Plans d'actions;
b) Documents de suivi (procédure de suivi, tableaux de bords, outil de reporting, rapports de suivi);
c) Statuts;
d) Documents de conception de la stratégie (diagnostic stratégique, procédure d'élaboration);
3° Pour la gestion des processus :
a) Documents internes sur l'approche processus de l'organisation (fiches de processus / procédure, cartographie des processus, documents des différents services sur leurs procédures, manuel de procédures);
b) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification qualité;
4° Pour la gestion axée résultats :
a) Rapports d'activités;
b) Document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation;
c) Document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget);
d) Termes de référence des évaluations;
e) Réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance;
f) Attestations de formation du personnel en matière d'évaluation;
5° Pour la gestion des partenariats :
a) Conventions de partenariat ou Memoranda of Understanding;
b) Document reprenant la liste et la description des partenaires;
c) Document détaillant la politique de partenariat de l'organisation;
d) Document contenant les objectifs des partenariats (fiche par partenariat, conventions);
6° Pour la prise en compte des thèmes transversaux :
a) Charte ou politique en matière de genre;
b) Plan d'actions en matière de genre;
c) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière de genre;
d) Charte ou politique en matière d'environnement;
e) Plan d'actions en matière d'environnement;
f) Checklists ou outils d'aide à la décision en matière d'environnement;
g) Attestation de formation en genre / en environnement;
h) Attestation de participation à des groupes de réflexion, réseaux ou comités sur les thématiques transversales;
i) Attestation d'obtention d'un label ou d'une certification en matière environnementale;
7° Pour la gestion des risques :
a) Document exposant la politique de gestion des risques des interventions;
b) Document exposant la politique de gestion des risques de l'organisation;
c) Tableau de bord de suivi des mesures correctrices;
d) Document décrivant le système de surveillance des risques;
8° Pour la gestion du personnel :
a) Organigramme / Fiche de poste;
b) Document exposant la politique de ressources humaines;
c) Règlement de travail;
d) Cadre organique;
e) Document précisant les statuts du personnel, la commission paritaire, les différents types de contrat;
f) Document (charte, règlement de travail) qui formalise les valeurs de l'organisation;
g) Document qui formalise la procédure d'accueil des nouveaux collaborateurs;
h) Document décrivant la procédure d'évaluation du personnel;
i) Document décrivant la procédure de coaching du personnel;
9° Pour la transparence :
a) Plan de communication externe;
b) Plan de communication interne;
c) Charte graphique et logo;
d) Rapport de suivi de la visibilité médiatique;
e) Document qui formalise une procédure de communication de crise;
f) Plan de classement, plan d'archivage, plan de diffusion des documents;
g) Document décrivant les outils de gestion de la connaissance mis en place.
Lorsque un ou plusieurs de ces documents ont déjà été joints à la demande d'agrément comme organisation non gouvernementale, comme fédération ou comme coupole ou d'octroi du statut de partenaire de la coopération non-gouvernementale, conformément aux articles 3, 5 et 7, il n'est pas nécessaire de transmettre ces documents à nouveau.